Wykaz dokumentów koniecznych do sporządzenia aktu notarialnego

Informujemy, że z końcem kwietnia 2023 roku weszły w życie przepisy dotyczące obowiązku sporządzenia i przekazania stronie kupującej świadectwa charakterystyki energetycznej dla lokali mieszkalnych oraz budynków mieszkalnych, zgodnie z art. 11 ust. 1 pkt 1) ustawy z dnia 29 sierpnia 2014 roku o charakterystyce energetycznej budynków.

Powyższy obowiązek dotyczy umów sprzedaży, a zatem do innego rodzaju czynności nie będzie wymagane sporządzanie takich świadectw.

Ponadto taki sam obowiązek ww. przepisy nakładają na wynajmujących lokale mieszkalne czy też budynki mieszkalne.

W przypadku nieprzekazania stronie kupującej świadectwa charakterystyki energetycznej notariusz poucza podmiot obowiązany do jego przekazania o karze grzywny za niewykonanie tego obowiązku.

1. Sprzedaż/darowizna nieruchomości

a) numer księgi wieczystej,
b) tytuł własności zbywcy (np. wypis aktu notarialnego, Akt Własności Ziemi, umowa przekazania gospodarstwa rolnego sporządzona przed Naczelnikiem Gminy, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu zasiedzenia …),
c) zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o uregulowaniu podatku od spadków i darowizn w związku ze zbyciem nieruchomości nabytej na podstawie dziedziczenia (w każdym przypadku, niezależnie od daty nabycia), bądź w związku ze zbyciem nieruchomości nabytej na podstawie umowy darowizny, zniesienia współwłasności, nieodpłatnej renty zawartych po 1 stycznia 2007 r.,
d) wypis z rejestru gruntów – Starostwo Powiatowe, jeżeli nieruchomość zabudowana – dodatkowo wypis z kartoteki budynków,
e) wyrys z mapy ewidencyjnej w przypadku gdy powierzchnia zbywanych działek uległa zmianie i nie jest taka sama jak w księdze wieczystej – Starostwo Powiatowe,
f) mapa z projektem podziału nieruchomości + ostateczna decyzja Wójta zatwierdzająca podział,
g) zaświadczenie z Gminy o przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego i czy była wydana decyzja o warunkach zabudowy oraz czy na terenie gminy wyznaczono obszar rewitalizacji i Specjalnej Strefy Rewitalizacji,
h) zaświadczenie ze Starostwa, że teren nie jest lub jest objęty uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją Starosty wydaną na podstawie inwentaryzacji stanu lasów,
i) świadectwo charakterystyki energetycznej dla budynków mieszkalnych (w przypadku sprzedaży),
j) dane osobowe Stron umowy (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu i termin ważności, PESEL, adres zamieszkania),
k) dodatkowo w przypadku firm – aktualny odpis z KRS lub wpis do ewidencji działalności gospodarczej, REGON, NIP,
l) dowód opłacenia podatku od nieruchomości lub opłaty za wieczyste użytkowanie gruntu,
m) wartość rynkowa nieruchomości (cena sprzedaży), a także określenie warunków zapłaty,
n) warunki i data wydania nieruchomości,
o) umowa kredytowa i oświadczenie Banku o udzieleniu kredytu, nr konta bankowego – w przypadku gdy strona nabywająca będzie finansowała zakup z udzielonego przez Bank kredytu.

2. Sprzedaż/darowizna nieruchomości rolnych

a) numer księgi wieczystej,
b) tytuł własności zbywcy (np. wypis aktu notarialnego, Akt Własności Ziemi, umowa przekazania gospodarstwa rolnego sporządzona przed Naczelnikiem Gminy, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu zasiedzenia …),
c) zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o uregulowaniu podatku od spadków i darowizn w związku ze zbyciem nieruchomości nabytej na podstawie dziedziczenia (w każdym przypadku, niezależnie od daty nabycia), bądź w związku ze zbyciem nieruchomości nabytej na podstawie umowy darowizny, zniesienia współwłasności, nieodpłatnej renty zawartych po 1 stycznia 2007 r.,
d) wypis z rejestru gruntów – Starostwo Powiatowe, jeżeli nieruchomość zabudowana – dodatkowo wypis z kartoteki budynków,
e) wyrys z mapy ewidencyjnej w przypadku gdy powierzchnia zbywanych działek uległa zmianie i nie jest taka sama jak w księdze wieczystej – Starostwo Powiatowe,
f) mapa z projektem podziału nieruchomości + ostateczna decyzja Wójta zatwierdzająca podział,
g) zaświadczenie z Gminy o przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego i czy była wydana decyzja o warunkach zabudowy oraz czy na terenie gminy wyznaczono obszar rewitalizacji i Specjalnej Strefy Rewitalizacji,
h) zaświadczenie ze Starostwa, że teren nie jest lub jest objęty uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją Starosty wydaną na podstawie inwentaryzacji stanu lasów,
i) świadectwo charakterystyki energetycznej dla budynków mieszkalnych (w przypadku sprzedaży),
j) dane osobowe Stron umowy (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu i termin ważności, PESEL, adres zamieszkania),
k) dodatkowo w przypadku firm – aktualny odpis z KRS lub wpis do ewidencji działalności gospodarczej, REGON, NIP,
l) dowód opłacenia podatku od nieruchomości lub opłaty za wieczyste użytkowanie gruntu,
m) wartość rynkowa nieruchomości (cena sprzedaży), a także określenie warunków zapłaty,
n) warunki i data wydania nieruchomości,
o) umowa kredytowa i oświadczenie Banku o udzieleniu kredytu, nr konta bankowego – w przypadku gdy strona nabywająca będzie finansowała zakup z udzielonego przez Bank kredytu,
p) oświadczenie o prowadzeniu przez nabywcę gospodarstwa rodzinnego od co najmniej 5 lat,
r) zaświadczenie z Gminy o zameldowaniu nabywcy na terenie Gminy, w której położone jest jego gospodarstwo rodzinne,
s) świadectwo poświadczające ukończenie przez nabywcę szkoły rolniczej, zaś w przypadku gdyby wykształcenie nabywcy było inne niż rolnicze – dodatkowe dokumenty, po indywidualnym ustaleniu w siedzibie kancelarii.

3. Sprzedaż/darowizna lokalu stanowiącego odrębną własność

a) numer księgi wieczystej,
b) podstawa nabycia, np. wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny lub umowy ustanowienia odrębnej własności lokalu lub prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia,
c) zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o uregulowaniu podatku od spadków i darowizn w związku ze zbyciem nieruchomości lokalowej nabytej na podstawie dziedziczenia (w każdym przypadku, niezależnie od daty nabycia), bądź w związku ze zbyciem nieruchomości nabytej na podstawie umowy darowizny, zniesienia współwłasności, nieodpłatnej renty zawartych po 1 stycznia 2007 r.,
d) świadectwo charakterystyki energetycznej dla lokalu mieszkalnego (w przypadku sprzedaży),
e) dane osobowe Stron umowy (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu i termin ważności, PESEL, adres zamieszkania),
f) dodatkowo w przypadku firm – aktualny odpis z KRS lub wpis do ewidencji działalności gospodarczej, REGON, NIP,
g) wartość rynkowa lokalu (cena sprzedaży), a także określenie warunków zapłaty,
h) warunki i data wydania lokalu,
i) umowa kredytowa i oświadczenie Banku o udzieleniu kredytu, nr konta bankowego – w przypadku gdy strona nabywająca będzie finansowała zakup z udzielonego przez Bank kredytu,
j) zaświadczenie z Gminy, że w lokalu nikt nie jest zameldowany,
k) zaświadczenie, że nie ma zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych,
l) dowód opłacenia podatku od nieruchomości i opłaty za wieczyste użytkowanie gruntu.

4. Sprzedaż/darowizna spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu

a) zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym prawie do lokalu oraz numer księgi wieczystej, o ile jest założona,
b) podstawa nabycia: czyli jeden z wymienionych dokumentów, np. przydział lub wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny lub umowa o przekształcenie spółdzielczego lokatorskiego prawa w spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu lub prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia,
c) zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o uregulowaniu podatku od spadków i darowizn w związku ze zbyciem spółdzielczego prawa nabytego na podstawie dziedziczenia (w każdym przypadku, niezależnie od daty nabycia), bądź w związku ze zbyciem spółdzielczego prawa nabytego na podstawie umowy darowizny, zniesienia współwłasności, nieodpłatnej renty zawartych po 1 stycznia 2007 r.,
d) numer księgi wieczystej, jeżeli została założona,
e) świadectwo charakterystyki energetycznej dla lokalu mieszkalnego (w przypadku sprzedaży),
f) dane osobowe Stron umowy (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu i termin ważności, PESEL, adres zamieszkania),
g) dodatkowo w przypadku firm – aktualny odpis z KRS lub wpis do ewidencji działalności gospodarczej, REGON, NIP,
h) wartość rynkowa lokalu (cena sprzedaży), a także określenie warunków zapłaty,
i) warunki i data wydania lokalu,
j) umowa kredytowa i oświadczenie Banku o udzieleniu kredytu, nr konta bankowego – w przypadku gdy strona nabywająca będzie finansowała zakup z udzielonego przez Bank kredytu,
k) zaświadczenie, że w lokalu nikt nie jest zameldowany,
l) zaświadczenie, że nie ma zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych.

5. Testament

a) dane osobowe sporządzającego testament (imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr dowodu osobistego lub paszportu i termin ważności, PESEL, adres zamieszkania),
b) dane osoby powoływanej do spadku (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL bądź data i miejsce urodzenia).

6. Pełnomocnictwo do sprzedaży nieruchomości

a) dane osobowe mocodawcy (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, adres zamieszkania),
b) dane osobowe pełnomocnika (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zamieszkania),
c) opis nieruchomości najlepiej – wskazanie numeru księgi wieczystej oraz dane z ewidencji gruntów i budynków.

7. Akt Poświadczenia Dziedziczenia

a) odpis skrócony akt zgonu – urząd miejski/gminy – Referat Meldunkowy,
b) testament spadkodawcy jeżeli został sporządzony,
c) odpisy skrócone aktów stanu cywilnego spadkobierców: odpis skrócony aktu urodzenia (mężczyźni) lub odpis skrócony aktu małżeństwa (kobiety zamężne),
d) numer PESEL osoby zmarłej (zaświadczenie – urząd miejski/gminy bądź dowód osobisty z odciętym rogiem),
e) numer księgi wieczystej (o ile jest urządzona).

8. Umowa Majątkowa Małżeńska (np. intercyza)

a) odpis skrócony aktu małżeństwa,
b) dane osobowe małżonków (imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr dowodu osobistego lub paszportu i termin ważności, PESEL, adres zamieszkania).

9. Przydatne informacje

Zaświadczenie urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego, jest wymagane, jeżeli sprzedający nabył przedmiot umowy w drodze dziedziczenia, zapisu, dalszego zapisu, polecenia testamentowego, darowizny, polecenia darczyńcy, zasiedzenia, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, zachowku, jeżeli uprawniony nie uzyskał go w postaci uczynionej przez spadkodawcę darowizny lub w drodze dziedziczenia albo w postaci zapisu nieodpłatnej: renty, użytkowania oraz służebności dokonanej po 1 stycznia 2007 roku; przy czym zaświadczenie z Urzędu Skarbowego odnośnie nabycia w drodze dziedziczenia zawsze jest wymagane. Jeżeli notariusz po wglądzie do księgi wieczystej stwierdzi, że nabycie nastąpiło na podstawie dziedziczenia zażąda takiego zaświadczenia. Jeżeli zbywca zgubi lub nie znajdzie w posiadanych dokumentach odpisu postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku to przed udaniem się do Urzędu Skarbowego będzie musiał zamówić taki odpis w sądzie cywilnym gdzie toczyła się sprawa o stwierdzenie nabycia spadku. Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego jest potrzebne niezależnie od tego, czy osoba dziedzicząca czy obdarowana jest zwolniona od podatku lub nastąpiło przedawnienie.

Dla strony kupującej korzystniejsza jest sytuacja, w której zbywca wymelduje się z lokalu/budynku mieszkalnego przed zawarciem aktu – umowy sprzedaży. Jeżeli bowiem tego nie zrobi, to nowy właściciel może być zmuszony do przeprowadzenia procedury administracyjnej związanej z wymeldowaniem osób, które opuściły lokal/budynek mieszkalny, a się nie wymeldowały, a procedura ta jest dość długotrwała. Z samych względów formalnych wymeldowanie nie jest jednak konieczne do zawarcia umowy. Jeśli nabywcy wyrażają zgodę na późniejsze wymeldowanie, to nie ma przeszkód, aby taki zapis znalazł się w akcie. Podobna sytuacja dotyczy rozliczenia kosztów eksploatacyjnych – jest to kwestia umowy między stronami aktu notarialnego.